Personvern

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss gjennom å motta vårt nyhetsbrev, våre registre, eller som kunde hos oss, vil Utleiemegler Sør behandle personopplysninger om deg. Å ivareta ditt personvern er viktig for Utleiemegler Sør AS, og gjør at vi tar behandling av personvernopplysninger på største alvor. Derfor er vi opptatt av at du forstår hvordan vi håndterer de dataene vi har om deg. I denne personvernerklæringen forklarer vi deg blant annet hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan vi gjør det og hva vi bruker dem til.

Utleiemegler Sør AS er behandlingsansvarlig for de personopplysninger som behandles. Det innebærer for eksempel at det først og fremst er oss som har ansvar og plikter etter personopplysningsloven. Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger hos Utleiemegler Sør AS er daglig leder ved Mikal Fjellvang. Kontaktinformasjonen til behandlingsansvarlig er:

Postadresse: Festningsgate 38, 4614 Kristiansand
E-post: mikal@utleiemeglersor.no
Telefon: +47 957 88 627
Organisasjonsnummer: 924 926 759

Hva bruker Utleiemegler Sør personopplysninger til?

En personopplysning er alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

Til vårt virksomhetsformål – å drive utleiemegling – så kan vi innhente ulike opplysninger til oss gjennom våre oppdrag som vi sammenstiller for å kunne levere våre tjenester som avtalt. Vi innhenter normalt opplysningene fra deg eller fra offentlige registre som eiendomsregisteret og folkeregisteret.

De opplysningene vi typisk lagrer er grunnleggende informasjon som navn, adresse, e-post, eiendomsbetegnelse, personnummer og bankkontonummer. Samtidig vil vi lagre opplysninger om ditt kundeforhold som kredittopplysninger, referanser, tjeneste- og ordreopplysninger, betalingsopplysninger, og henvendelser til oss. I tillegg lagrer vi IT-relaterte opplysninger anonymt som er opplysninger om når du besøker våre nettsider herunder dato og tid, hva slags PC/mobiltelefon, operativsystem og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse etc.

Hvordan sikrer Utleiemegler Sør dine personopplysninger?

I Utleiemegler Sør stiller vi strenge krav til personvern og behandling av personopplysninger til alle våre ansatte. Derfor har vi etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett. Disse tiltakene innebærer tekniske systemer, passordsikkerhet, fysiske prosedyrer og rutiner for å ivareta informasjonssikkerhet.

Hvorfor samler Utleiemegler Sør inn personopplysninger?

Gjennom vår kontakt med deg mottar vi personopplysninger direkte fra deg som er nødvendige for at vi skal kunne levere den tjenesten du har bestilt eller for å kunne følge opp dine henvendelser. Du står selvsagt fritt til å ikke dele dine personopplysninger med oss, men visse opplysninger kan være nødvendig, og er oss lovpålagt, for at vi skal kunne gjennomføre en eventuell avtale som du har med oss.

Informasjonen innhenter vi når du kontakter våre utleiemeglere, besøker vår hjemmeside, bestiller tjenester via oss, registrerer deg i våre registre, signerer leiekontrakt, oppdragsavtale, forvaltningsavtale eller eventuelt andre avtaler.

Hvordan samler Utleiemegler Sør inn personopplysninger?

Hvordan vi bruker personopplysninger til ulike formål avhenger av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Standard praksis er at vi samler inn personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle den avtalen vi har med deg eller for å besvare din henvendelse, eller for å kunne levere vår tjeneste til deg. Personopplysningene vi samler inn vil vi bruke til følgende formål:

Til å oppfylle våre kontraktsforpliktelser overfor deg etter den avtale du har inngått med Utleiemegler Sør AS, hvor behandlingen av personopplysninger vil skje med hjemmel i lov. For eksempel behandles dine opplysninger i forbindelse med inngåelse av leieavtale, sikkerhetsstillelse, forvaltningsavtale, oppdragsavtale eller andre avtaler relatert til leieforhold og oppdragsforhold. Dette gjøres også for å overholde lovpålagte krav og oppfylle våre lovfestede plikter, iht. Lov om eiendomsmegling med forskrifter, husleieloven, regnskapsloven, inkassoloven, avtaleloven mm. og for å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lovgivning.
Til å besvare de henvendelser med de tilhørende personopplysninger som måtte følge til våre utleiemeglere, hvor behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av berettiget interesse og/eller etter avtale.
Utvikling og analyse: Vi behandler personopplysninger for å forstå behovene til våre kunder og for å forbedre og videreutvikle våre tjenester.
Til å gi informasjon til våre eksisterende kunder på e-postadresse om vår virksomhet og våre tjenester og til å sende ut markedsføring, nyhetsbrev til potensielle kunder hvor behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av berettiget interesse.
Informasjonssikkerhet og misbruk av tjenester: Vi vil kunne behandle person- og trafikkopplysninger for å sørge for god sikkerhet i alle våre tjenester. Vi vil også kunne behandle personopplysninger for å avdekke eller forhindre ulike typer bedrageri og misbruk.
Ved besøk på vår hjemmesider så etterlates det elektroniske spor. Utleiemegler Sør vil da for en periode registrere visse opplysninger gjennom såkalte cookies (informasjonskapsler). En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside lagres på din datamaskin. Vi benytter informasjonskapslene til å generere statistikk og de kan benyttes i forbindelse med markedsføring av tilbud. Informasjonskapslene registrerer bruken av Utleiemegler Sørs hjemmesider, hvorav vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse og optimalisere nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson.
På vår nettsiden kan du be om å bli oppringt av en utleiemegler gjennom å legge inn ditt telefonnummer, eller bestille befaring. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av befaring blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen internt. Du kan på samme måten legge deg til i et leietakerregister hvor vi lagrer dine opplysninger for å kunne gi deg et tilbud om det kommer opp en ledig bolig i det aktuelle området som du ønsker.
Fra tid til annen gjennomfører vi i Utleiemegler Sør frivillige spørreundersøkelser opp mot våre utleiere eller leietakere for å få tilbakemelding som kan forbedre våre tjenester. I slike situasjoner vil vi alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Opplysningene som blir gitt i spørreundersøkelsen vil ikke deles med andre eller brukes til andre formål en det som er angitt.

Vår bruk av elektronisk kommunikasjon

Der våre meglere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgaver og oppgaver etter direkte avtale så har vår daglige leder ansvar for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres i våre systemer. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, og tas ut av e-postsystemet. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via ukryptert e-post.

Hvem deler Utleiemegler Sør personopplysninger med?

I Utleiemegler Sør deler vi relevante opplysninger med våre underleverandører for at vi skal kunne levere den avtalte tjenesten. Når et annet selskap behandler data på vegne av oss, som betyr at de en databehandler. I de tilfeller blir disse da databehandlere for oss og vi inngår en databehandleravtale som regulerer adgangen til, bruk og behandling av de opplysningene de får tilgang til. Der hvor vi deler opplysninger vil vi påse at opplysningene behandles i samsvar med formålet og at våre leverandører påtar seg ansvaret med å ivareta informasjonssikkerheten i tråd med de krav og lovregler som til enhver tid gjelder. Vi overfører opplysninger til følgende tredjeparter per i dag:

Leverandører	Beskrivelse
Unite Living	Unite Living står for drift av forvaltnings- og meglersystem. Opplysninger deles for det formål å bistå i IKT-driftstjenester, service og support for Utleiemegler Sør. I utførelsen av dette kan databehandler få innsyn i personopplysninger for det formål å utføre ovenfor nevnte tjenester for Utleiemegler Sør.
Soderberg & Partners	Mottar nødvendige opplysninger om leietaker som kjøper garanti og eventuelt opplysninger om huseier og leietaker i de tilfeller hvor vår utleieforsikring tas i bruk (organisert som en flåteforsikring).
Forvaltningspartner	Regnskapsfører for Utleiemegler Sør
BN Bank	Mottar nødvendige opplysninger ifm etablering av sikkerhetsstillelse i form av depositumskonto. Behandlingen skjer med hjemmel i lov da de er for å oppfylle en kontraktsforpliktelse vi har.
Experian	Gjennomfører kredittsjekk av leietakere
Våre rådgivere	Vi vil også kunne dele opplysninger med andre samarbeidspartnere som revisor, advokater og innleide konsulenter
Offentlige myndigheter	Vi vil måtte dele personopplysninger med offentlige myndigheter der det foreligger en lovfestet utleveringsplikt iht Skatteetaten og Finanstilsynet.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor Norge.

Hvor lenge lagrer dere mine personopplysninger?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Vi er derimot pålagt å lagre kontrakter og dokumenter på tidligere kunder i 10 år etter utløp av kontrakten, rettslige grunnlaget følger av eiendomsmeglingsforskriften § 3-7, jf. GDPR art. 30(1) ledd bokstav f.

Anonymiserte opplysninger er ikke underlagt begrensninger med hensyn til behandling, ettersom de ikke lenger kan knyttes direkte eller indirekte til en enkeltperson.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Hvilke rettigheter har jeg til mine personopplysninger?

Personvernlovgivningen gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn, retting og sletting i de personopplysningene vi har lagret om deg.

Vi er opptatt av at personopplysningene vi har lagret om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager at opplysningene vi har lagret om deg er feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss som angitt nedenfor. Dette gjelder også dersom du ønsker at de lagrede opplysningene skal slettes.

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Når det gjelder kravet om sletting er det et unntak for de opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne levere en tjeneste som du fremdeles ønsker å ha tilgang til, eller det er lovpålagt å oppbevare opplysningene i en spesifikk periode. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Dersom du ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv, eller har spørsmål til hvordan vi behandler dine personopplysninger kan du kontakt oss ved å sende e-post til mikal@utleiemeglersor.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Hvordan gjøres endringer i denne personvernerklæringen?

Våre tjenester er i kontinuerlig utvikling som gjør at vi kan ha behov for å oppdatere vår personvernerklæring. Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.